個人情報の取扱いに関する覚書

株式会社ALT（以下「当社」）とクライアントは、 AI面接サービス「AI面接さん」（以下「本サービス」）の利用に伴う 個人情報の取扱いについて、以下のとおり定めます。

本覚書は利用規約の一部を構成し、個人情報の取扱いに関する限りにおいて利用規約に優先します。

第1条（役割）

1. 面接データに含まれる候補者の個人情報について、 クライアントが個人情報取扱事業者、当社がその委託先となります （個人情報の保護に関する法律（以下「個情法」）第27条第5項第1号）。
2. したがって、次のことはクライアントの義務です。
   1. 候補者に対する利用目的の通知または公表（個情法第21条）
   2. 候補者からの開示、訂正、利用停止等の請求への対応（個情法第33条〜第35条）
   3. 委託先である当社に対する必要かつ適切な監督（個情法第25条）
3. 当社は、クライアントが前項の義務を果たせるよう、 第7条に定める協力を行います。

第2条（取り扱う個人情報の範囲）

当社は、本サービスの提供のため、次の情報を取り扱います。

生年月日および電話番号は、本人の照合のためにのみ使用します。 これらはAIへの入力に含めず、回答の要点の作成にも使用しません。 照合はソルト付きハッシュ値の一致により行い、当社は照合のために生の値を参照しません。

録画について

当社は面接中の映像と音声を録画し、保管します。面接画面には録画中の表示を常時出し、 候補者は中断して退出できます。

録画の取扱いには次の制限を設けています。

第3条（利用目的）

当社は、前条の個人情報を、次の目的にのみ利用します。

1. 本サービスの提供（面接の実施、記録、回答の要点の作成）
2. 同一求人における重複受験の防止
3. 利用料金の算定および請求
4. 障害の調査および復旧
5. 法令に基づく対応

当社は、面接データを当社または第三者のAIモデルの学習に使用しません。 また、候補者を点数化し、または順位づけすることはありません。 本サービスの改善のために利用するのは、個人を識別できない形に加工した統計情報に限られます。

第4条（第三者への提供および再委託）

1. 当社は、本サービスの提供のため、次の事業者に個人情報の取扱いを再委託します。 クライアントは、本覚書への同意をもってこれに同意したものとします。

   再委託先	所在国	委託する処理	委託する情報
   Anthropic PBC	米国	対話の生成、回答の要点の作成	発話の書き起こし
   Deepgram, Inc.	米国	音声認識	音声
   Fish Audio（※）	※要確認	音声合成	AIが発話するテキスト（候補者の情報を含まない）
   Supabase, Inc.	米国（データの所在は東京リージョン）	データベース、認証、録画の保管	第2条の情報全般
   Vercel Inc.	米国	アプリケーションの実行環境	通信の中継

   ※ Fish Audio の事業者名および所在国は確認中です。 確定するまで本覚書を公開しないでください。

2. 外国にある第三者への提供（個情法第28条）

   前項の再委託先はいずれも外国にある第三者に該当します。 個情法第28条は、委託の場合も適用されるため、次のいずれかが必要です。

   1. 候補者本人の同意（移転先の国名、当該国の個人情報保護制度、 移転先が講ずる措置の情報提供を伴うもの）
   2. 移転先が個情法第4章第2節の規定に相当する措置を継続的に講ずるための 体制を整備していること（規則第16条）および当社による継続的な確認

   当社は、2. の体制整備により対応し、年1回、再委託先における措置の実施状況を確認します。 確認の結果は、クライアントの求めに応じて提供します。

3. 当社は、前項に定める場合を除き、クライアントの事前の同意なく 個人情報を第三者に提供しません。ただし、法令に基づく場合を除きます。

第5条（安全管理措置）

当社は、次の措置を講じます。

組織間の分離はデータベース側で担保しています。 アプリケーションの条件式のみに依存する構成は、条件の書き漏れが そのまま他社データの露出になるため採用していません。

第6条（保存期間および削除）

1. 当社は、録画、書き起こしおよび回答の要点を、 面接の終了から30日間保存し、その後削除します。 録画は、保管庫の実体を削除したうえで索引を削除します （逆順にすると実体の所在が分からなくなり、消し残ります）。
2. 削除後に残るのは、次の情報です。
   1. 実施の記録（実施日時、所要時間、状態）
   2. 同意の記録
   3. 人による評価の記録
   4. 個人を識別しない統計情報
3. 本人の識別に用いる情報のうち、生年月日、電話番号およびハッシュ値は、 重複受験の防止という目的の性質上、当該求人の募集終了まで保持し、 募集終了後は自動的に削除します。 クライアントは、募集終了を待たずに削除を求めることもできます。 姓および名は、面接記録の識別に必要な範囲で、 第1項に定める面接記録の保存期間まで保持します。
4. 削除は自動的に実行され、実行の記録が残ります。

第7条（クライアントへの協力）

当社は、クライアントの求めに応じ、次の協力を行います。

1. 候補者からの開示請求に対応するための、面接データの提供
2. 候補者からの削除請求に対応するための、個別の面接データの削除
3. クライアントが個情法第25条の監督義務を果たすために必要な情報の提供
4. 個人情報保護委員会への報告その他の法令上の対応に必要な情報の提供

第8条（漏えい等の報告）

1. 当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損その他の事故を認識した場合、 **速やかに（遅くとも認識から72時間以内に）**クライアントに報告します。
2. 報告には、判明している範囲で次を含めます。
   1. 事故の概要と認識した日時
   2. 対象となる情報の項目および人数
   3. 原因
   4. 二次被害の有無およびそのおそれ
   5. 講じた措置および今後の措置
3. 個情法第26条に基づく個人情報保護委員会への報告および本人への通知は、 個人情報取扱事業者であるクライアントが行います。当社はこれに必要な協力をします。

第9条（監査）

1. クライアントは、当社における個人情報の取扱状況について、 書面により報告を求めることができます。当社は速やかに応じます。
2. クライアントは、合理的な理由がある場合、事前に協議のうえ、 当社の事業所への立入調査を行うことができます。費用はクライアントの負担とします。

第10条（契約終了時の取扱い）

1. 本サービスの利用が終了した場合、当社は保有する個人情報を 第6条の保存期間の経過により削除します。
2. クライアントが早期の削除を求めた場合、当社は速やかに削除し、その旨を報告します。
3. 法令により保存が義務づけられる情報は、この限りではありません。

第11条（本覚書の変更）

本覚書の変更は、利用規約第18条の手続によります。

実装との対応

変更履歴